Information om behandling av personuppgifter

1. Inledning

CoolPeople Technology a.s., organisationsnummer 29034400, med säte på Na Strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4, Tjeckien, registrerat i handelsregistret vid stadsdomstolen i Prag, avdelning B, registreringsnummer 15949 (nedan kallat ”CoolPeople”, ”personuppgiftsansvarig” eller ”vi”), lägger stor vikt vid skyddet av dina personuppgifter.

CoolPeople Technology a.s. ingår i CoolPeople-koncernen, som tillhandahåller professionella IT- och tekniktjänster, IT-expertis, rekrytering och personaltjänster.

Inom ramen för denna verksamhet behandlar vi personuppgifter om kandidater och IT-specialister, externa samarbetspartner, kontaktpersoner hos våra kunder, affärspartner, leverantörer, besökare på våra webbplatser samt andra personer som kommunicerar med oss.

Syftet med detta dokument är att informera dig om vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål och på vilken rättslig grund, till vilka mottagare uppgifterna lämnas ut samt vilka rättigheter du har.

Behandlingen sker i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (dataskyddsförordningen, GDPR), tillämplig tjeckisk dataskyddslagstiftning och, i förekommande fall, kompletterande svensk lagstiftning, däribland lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.

Vid behandling av personuppgifter följer vi principerna om laglighet, korrekthet och öppenhet, ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering, riktighet, lagringsminimering, integritet och konfidentialitet enligt artikel 5 GDPR.

2. Vilka personuppgifter behandlar vi

Beroende på vilken kategori av registrerade du tillhör (se avsnitt 6) behandlar vi framför allt följande kategorier av personuppgifter:

• Identifikationsuppgifter — för- och efternamn, titel, födelsedatum samt, för näringsidkare, organisationsnummer och momsregistreringsnummer;
• Kontaktuppgifter — postadress, e-postadress och telefonnummer;
• Yrkesuppgifter — befattning, kvalifikationer, utbildning, genomförda kurser och certifieringar, arbetslivserfarenhet och språkkunskaper;
• Uppgifter om samarbete — tillgänglighet, ekonomiska krav (förväntad ersättning/timtaxa) och projektpreferenser;
• Fakturerings- och betalningsuppgifter — bankkontonummer och faktureringsuppgifter;
• Kommunikationsuppgifter — innehåll i e-post och annan kommunikation samt uppgifter som lämnas i kontaktformulär;
• Tekniska webbuppgifter — IP-adress (som normalt behandlas i anonymiserad form för statistiska ändamål), typ av webbläsare och operativsystem samt information om din aktivitet på webbplatsen. 

Vi behandlar normalt inte särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 GDPR och ber dig att inte lämna sådana uppgifter om det inte är nödvändigt för ett särskilt ändamål och det finns en giltig rättslig grund.

3. Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter framför allt för följande ändamål:

Tillhandahållande av tjänster
Leverans av IT-tjänster till kunder genom specialister samt tillhandahållande av IT-expertis och tekniktjänster.

Rekrytering
Sökning, kontakt och bedömning av kandidater för anställningar och projektroller.

Kommunikation med kunder och kandidater
Hantering av förfrågningar, åtgärder inför avtal och fullgörande av avtal.

Fullgörande av avtalsförpliktelser
Administration av avtalsförhållanden, fakturering och dokumentation.

Hantering av affärsrelationer
Register över kunder, partner och leverantörer.

Marknadsföring
Information om nyheter, tjänster och möjligheter som kan vara relevanta för dig.

Fullgörande av rättsliga skyldigheter
Särskilt skyldigheter enligt redovisnings- och skattelagstiftning.

Skydd av rättsliga anspråk
Fastställande, utövande och försvar av rättsliga anspråk samt hantering av klagomål och tvister.

Webbplatsens drift och säkerhet
Teknisk drift, säkerhet och analys av webbplatsens användning.

4. Rättslig grund för behandlingen

Varje behandling av personuppgifter sker med stöd av en tillämplig rättslig grund enligt artikel 6.1 GDPR.

Fullgörande av avtal – artikel 6.1 b
Behandling som är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig eller vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås.

Rättslig förpliktelse – artikel 6.1 c
Behandling som krävs för att uppfylla rättsliga skyldigheter, särskilt inom redovisning och beskattning.

Berättigat intresse – artikel 6.1 f
Behandling som är nödvändig för våra berättigade intressen, exempelvis hantering av affärsrelationer, skydd av rättsliga anspråk, nätverks- och webbsäkerhet samt vissa koncerninterna administrativa ändamål.

Samtycke – artikel 6.1 a
Behandling som grundas på ditt frivilliga samtycke, exempelvis viss marknadsföring eller användning av analys- och marknadsföringscookies.

När behandling grundas på berättigat intresse gör vi en bedömning av våra intressen i förhållande till dina rättigheter och friheter.

Du kan när som helst återkalla ett lämnat samtycke. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandling som utförts innan samtycket återkallades.

5. Källor till personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter från följande källor:

Direkt från dig
När du kommunicerar med oss, registrerar dig, fyller i formulär eller samarbetar med oss.

Från våra kunder
Exempelvis kontaktuppgifter till medarbetare och andra kontaktpersoner i samband med tillhandahållandet av våra tjänster.

Från offentliga källor och professionella plattformar
Exempelvis professionella nätverk, LinkedIn och jobbportaler när vi söker lämpliga kandidater.

När vi samlar in personuppgifter från andra källor än direkt från dig informerar vi dig enligt artikel 14 GDPR inom tillämpliga tidsfrister, normalt senast inom en månad eller vid vår första kommunikation med dig, beroende på omständigheterna. 

6. Kategorier av registrerade

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier av personer:

• kandidater, IT-specialister och tjänsteleverantörer;
• externa samarbetspartner;
• anställda och kontaktpersoner hos kunder;
• andra affärspartner;
• besökare på webbplatser;
• andra personer som kommunicerar med oss.

7. Vem behandlar dina personuppgifter

CoolPeople Technology a.s. är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i detta dokument, i den utsträckning bolaget bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen.

För interna administrativa ändamål kan vi dela personuppgifter med andra bolag inom CoolPeople-koncernen, när det finns en tillämplig rättslig grund.

Koncernbolagen omfattar bland annat:

Tjeckien

• CoolPeople Holding s.r.o., IČO 05288398, med säte på Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4
• CoolPeople Personal s.r.o., IČO 24158216, med säte på Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4
• CoolPeople Services s.r.o., IČO 24138011, med säte på Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4

Slovakien

• CoolPeople s.r.o., IČO 45 614 903, med säte på Karadžičova 8, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 08
• CoolPeople Personal s.r.o., IČO 56 871 201, med säte på Karadžičova 8, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 08

 Österrike

• CoolPeople GmbH, FN 446661f, Mariahilfer Straße 71, 1060 Wien

 Polen

• CoolPeople Sp. z o.o., NIP 8952014114, med säte på ul. Żelazna 2, 40-851 Katowice, Polen

 Schweiz

• CoolPeople Switzerland GmbH, CHE-367.502.928, med säte på Kreuzstrasse 26, 8008 Zürich

Koncernbolagens ansvar. 

Koncernbolagen agerar normalt som självständigt personuppgiftsansvariga för behandling inom sina respektive verksamheter.

När två eller flera bolag gemensamt bestämmer ändamålen och medlen för en viss behandling är de gemensamt personuppgiftsansvariga enligt artikel 26 GDPR.

När ett bolag behandlar personuppgifter enbart på uppdrag av ett annat bolag agerar det som personuppgiftsbiträde enligt artikel 28 GDPR.

Vi kan även lämna ut personuppgifter till andra mottagare, bland annat:

• leverantörer av IT- och molntjänster och system;
• leverantörer av verktyg för rekrytering och relationshantering (ATS/CRM);
• leverantörer av redovisnings-, skatte- och juridiska tjänster;
• myndigheter när detta krävs enligt lag.

När en mottagare agerar som personuppgiftsbiträde säkerställer vi att ett lämpligt personuppgiftsbiträdesavtal finns enligt artikel 28 GDPR.

Information om relevanta mottagare kan begäras via kontaktuppgifterna i avsnitt 13.

8. Lagringstid för personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Lagringstiden beror på uppgifternas kategori, behandlingens ändamål och tillämpliga rättsliga skyldigheter.

Personuppgifter kan lagras:

• under avtalsförhållandets giltighetstid och därefter under tillämpliga preskriptionstider;
• under den tid som krävs enligt redovisnings- och skattelagstiftning;
• kandidatuppgifter som behandlas med stöd av samtycke i högst fem år eller tills samtycket återkallas;
• cookies under den tid som anges i avsnitt 12.

När lagringstiden löper ut raderas eller anonymiseras uppgifterna, om inte fortsatt lagring krävs enligt lag eller annan giltig rättslig grund.

9. Säkerhet för personuppgifter

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller oavsiktlig åtkomst, ändring, förstöring, förlust eller missbruk.

Åtgärderna omfattar bland annat behörighetsstyrning, sekretessförpliktelser och regelbunden granskning av åtkomsträttigheter.

CoolPeople Technology a.s. har infört ett ledningssystem för informationssäkerhet enligt standarden ČSN EN ISO/IEC 27001:2023.

10. Automatiserat beslutsfattande och profilering

Vi fattar inte beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad enligt artikel 22 GDPR.

Inom marknadsföring och webbdrift kan vi använda cookies och verktyg för analys och målgruppsanpassning, i enlighet med tillämpliga dataskyddsregler.

Mer information finns i avsnitt 12.

11. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du följande rättigheter, med de begränsningar och förutsättningar som följer av tillämplig lag:

• rätt till tillgång till personuppgifter (artikel 15 GDPR);
• rätt till rättelse av felaktiga uppgifter och komplettering av ofullständiga uppgifter (artikel 16);
• rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”, artikel 17);
• rätt till begränsning av behandling (artikel 18);
• rätt till dataportabilitet (artikel 20);
• rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse samt mot direktmarknadsföring (artikel 21);
• rätt att återkalla samtycke när behandlingen grundas på samtycke, utan att detta påverkar lagligheten av tidigare behandling;
• rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet.

Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta oss via uppgifterna i avsnitt 13.

Vi behandlar din begäran utan onödigt dröjsmål och normalt senast inom en månad. I vissa fall kan tidsfristen förlängas med ytterligare två månader.

För att verifiera din identitet kan vi begära kompletterande information.

Tillsynsmyndigheter

Vår huvudsakliga etablering finns i Tjeckien, där den nationella dataskyddsmyndigheten är:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Tjeckien

Om du befinner dig i Sverige kan du även lämna in klagomål till:

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Sverige

Du kan också kontakta en behörig dataskyddsmyndighet i ett annat EU- eller EES-land enligt GDPR.

12. Cookies och liknande tekniker

Våra webbplatser använder cookies och liknande tekniker för att säkerställa grundläggande funktioner, analysera webbplatsens användning och, efter samtycke där sådant krävs, stödja marknadsföring.

Vi använder följande kategorier:

Nödvändiga cookies

Dessa cookies krävs för webbplatsens grundläggande funktioner, exempelvis sessionshantering och lagring av cookieinställningar.

Nödvändiga cookies kan användas utan samtycke när de omfattas av tillämpliga undantag från samtyckeskravet.

Analyscookies

Analyscookies hjälper oss att förstå hur webbplatsen används och hur vi kan förbättra dess funktioner och innehåll.

Marknadsföringscookies

Marknadsföringscookies används för att mäta och anpassa marknadsföringsaktiviteter.

Beroende på webbplatsens tekniska konfiguration kan dessa verktyg omfatta Google Analytics, Meta Pixel och Leady.

Cookies som kräver samtycke aktiveras först efter att du har lämnat ett giltigt samtycke.

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke via webbplatsens cookieinställningar.

Ändra samtycke

Mer detaljerad information om de cookies som används, deras ändamål, leverantörer och lagringstider ska finnas tillgänglig i webbplatsens cookieinställningar.

13. Kontaktuppgifter och uppdateringar

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter kan du kontakta oss:

CoolPeople Technology a.s.

Na Strži 2097/63
140 00 Prag 4
Tjeckien

E-post: dpo@coolpeople.cz

Vi kan uppdatera denna information när det behövs för att återspegla förändringar i vår verksamhet, tekniska lösningar eller tillämplig lagstiftning.
Den aktuella versionen finns alltid tillgänglig på vår webbplats.